Gestion d'une pratique vétérinaire - GEPRA-VET

Description complète

Formation non organisée en 2024-2025

OBJECTIF

En sept modules intensifs et un module d'intégration, étalés sur neuf samedis, vous développerez des compétences stratégiques en gestion administrative, comptabilité, marketing et même intelligence émotionnelle, notamment face aux situations d'euthanasie, de conflit et de bashing. Grâce à cette formation, vous apprendrez à assurer la conformité légale et éthique de votre pratique, à optimiser vos revenus, à gérer du personnel et à vous protéger des situations d'agressivité directe (conflits) ou indirecte (réseaux sociaux).

Les cours, délivrés conjointement par des professeurs spécialisés dans les thématiques visées et par des vétérinaires enracinés dans les réalités professionnelles quotidiennes, sont structurellement conçus pour associer expertise académique et expérience de terrain au bénéfice d'une perspective inter-disciplinaire et d'une transmission inter-générationnelle.

PROGRAMME

MODULE 1 - Gestion administrative et juridique du démarrage d'une pratique vétérinaire

Une activité vétérinaire doit se gérer comme une entreprise. Elle nécessite dès lors des notions comptables de base ainsi qu'une planification budgétaire afin d'envisager les investissements de base ou à renouveler. Elle mérite également une réflexion sur les rémunérations et l'optimisation de la fiscalité. Enfin, elle nécessite de choisir la structure de votre activité la plus adaptée à vos besoins.

Contenus

Gestion administrative et juridique

• Structures légales, réglementation belges et françaises spécifiques : introduction aux différentes structures juridiques pour une activité vétérinaire, incluant cabinets, cliniques et pratiques mobiles pour gros animaux.

Obligations administratives

• Les démarches administratives et réglementaires belges et françaises, nécessaires pour l'ouverture d'une pratique ;
• Cadre légal, éthique et déontologique spécifiques à chaque type de pratique vétérinaire.

MODULE 2 - Gestion comptable et fiscale d'une pratique vétérinaire

Une fois la structure choisie et les formalités de base accomplies, il s'agit pour les vétérinaires s'installant, ou souhaitant simplement optimiser leur fonctionnement, de comprendre comment fonctionnent les aspects comptables et budgétaires de leur activité afin de pouvoir en discuter avec leurs comptables et/ou banquiers et d'obtenir des réponses à l'ensemble de leurs questions relatives aux aspects financiers et fiscaux de la structure choisie et des investissements à réaliser.

Contenus

Comptabilité de base

• Notions de comptabilité essentielles pour les vétérinaires, y compris la tenue des livres de comptes et la gestion des factures ; 
• Introduction aux principes de la comptabilité d'exercice et de trésorerie, adaptées aux différents types de pratiques vétérinaires.

Gestion de trésorerie et planification budgétaire

• Techniques pour gérer efficacement la trésorerie de la pratique vétérinaire, prévision des flux de trésorerie et stratégies pour maintenir une santé financière optimale ;
• Stratégies pour la fixation des honoraires et optimisation des revenus ;
• Planification budgétaire pour anticiper les besoins financiers et les investissements.

Choix et avantages des structures juridiques et type d'investissements

• Avantages et inconvénients des formes d'activité pour le travailleur (FN), statuts TVA, salariat, création/reprise de société, rémunérations, achats et aménagements de bâtiments d'un point de vue financier ;
• Avantages et défis de la pratique vétérinaire dans le contexte d'un Corporate, rémunérations, achats et aménagements de bâtiments d'un point de vue financier.

Module 3 - Gestion relationnelle des situations typiques de la pratique vétérinaire

Le métier de vétérinaire est aussi un métier de relations. Tout d'abord, il s'agit de bien se connaître soi et ses limites d'un point de vue émotionnel mais aussi d'entretenir de bonnes relations avec ses clients. Or, ceux-ci gèrent leurs émotions comme ils le peuvent face aux budgets nécessaires pour soigner leurs animaux, aux douleurs, ou pire face à l'euthanasie de leur "ami animal". Ce module vous donnera des clés pour prévenir et faire face à des agressions potentielles de vos clients.

Contenus

Gestion des émotions

• Présentation de l'intervenant, des objectifs de la formation, du programme de la journée ;
• Gestion émotionnelle dans la pratique vétérinaire : 

  - Attention, mémoire et apprentissage,

  - Prise de décision, spécifiquement en contexte d'euthanasie,

  - Relations interpersonnelles,

  - Santé émotionnelle lors des procédures difficiles,

  - Créativité dans les solutions de soins et d'accompagnement ;

• Empathie :

  - Définitions,

  - Partage du vécu en tant que vétérinaire.

Gestion des situations d'euthanasie

• Théories des émotions : explications sur la nature, les causes et les conséquences des émotions ;
• Intelligence émotionnelle appliquée à l'euthanasie :

  - Identification et compréhension des états émotionnels du vétérinaire et des propriétaires,

  - Techniques pour nommer et adresser les émotions dans le cadre de l'euthanasie.

Régulation des émotions

• Techniques spécifiques de régulation émotionnelle en contexte d'euthanasie : 

  - Sélection et préparation des situations d'euthanasie,

  - Modification de l'environnement pour apaiser les animaux et les propriétaires,

  - Techniques de distraction et de réconfort pour les propriétaires,

  - Réévaluation cognitive pour gérer le stress professionnel,

  - Modification des réponses en situation délicate.

Echanges et retour d'expérience avec un vétérinaire

• Discussion des cas d'euthanasie et des défis émotionnels associés ;
• Application pratique de l'intelligence émotionnelle à des cas concrets d'euthanasie ;
• Conseils pour gérer la communication sensible autour de l'euthanasie.

Gestion de la relation avec les clients

• Techniques de communication pour gérer les conflits et les situations difficiles agressives avec les clients (violences verbales et physiques) ;
• Approches pour résoudre les plaintes et maintenir une relation positive avec la clientèle, qu'il s'agisse de propriétaires d'animaux de compagnie ou d'agriculteurs.

Module 4 - Stratégies marketing pour comprendre, attirer et fidéliser sa clientèle dans le cadre d'une pratique vétérinaire

Le métier de vétérinaire nécessite de communiquer afin non seulement de se faire connaître, mais aussi pour se différencier d'autres acteurs et créer une relation de proximité avec ses clients. Ce module vous donnera les bases en marketing et communication pour comprendre ses consommateurs, augmenter sa visibilité et gérer sa marque.

Contenus

Elaboration d'une stratégie marketing et communication

• Apprendre à comprendre, segmenter et cibler sa clientèle pour déterminer son positionnement ;
• Développer sa marque et se créer une identité visuelle ;
• Créer une stratégie de marketing digital, gérer sa réputation en ligne et développer une stratégie de contenu pour les réseaux sociaux, blogs, newsletters.

Fidélisation de la clientèle

• Comprendre la valeur à long terme des clients ;
• Techniques pour assurer la satisfaction et la rétention des clients existants, mise en place de programmes de fidélité et de suivi personnalisé, en tenant compte des différents types de clientèle (propriétaires d'animaux de compagnie, agriculteurs, etc).

Module 5- Gestion du personnel et des relations au sein d'une équipe de vétérinaires

De plus en plus souvent, les vétérinaires s'associent afin de minimiser les coûts d'installation et de gestion et leur permettre de mieux gérer leur vie personnelle. Mais, qui dit s'associer, dit choisir ses collègues, mettre en place des règles pour recruter, fonctionner, communiquer, gérer les urgences, gérer les gardes, assurer la continuité des services, voire la relève. Il vaut mieux prévenir que guérir, dit-on. Il est donc important d'y penser avant de démarrer une collaboration.

Contenus

Le choix de ses collaborateurs

• Pourquoi travailler ensemble ? Les objectifs de la collaboration ;
• Le manifeste AGILE et sa traduction dans votre équipe ;
• Les fondamentaux émotionnels, relationnels et fonctionnels de la collaboration ;
• Les règles à établir pour bien travailler ensemble, les interruptions à minimiser, la relève à prévoir, la discussion, le questionnement, le conseil... à rendre possibles.

Les dynamiques d'une équipe collaborative en fonctionnement

Module 6 - Gestion opérationnelle d'une pratique vétérinaire

Que ce soit pour des médicaments, pour de l'alimentation animale ou pour toute fourniture nécessaire à votre pratique vétérinaire, la gestion des commandes et celle des stocks nécessitent de réfléchir à l'optimisation de vos façons de travailler afin de minimiser les risques de surcoûts, voir de pertes. Votre équipement médical est également très important à prévoir. Enfin, certains systèmes informatisés peuvent vous aider à gérer votre activité mais il vous faudra d'abord comprendre où sont vous priorités et comparer les propositions logicielles...

Contenus

Pourquoi s'intéresser à la logistique ?

• La nécessité de la gestion des stocks, des commandes et des inventaires ;
• Techniques de gestion des stocks, y compris la commande, le stockage et le suivi des médicaments et autres fournitures ;
• Stratégies pour une gestion logistique efficace afin de minimiser les coûts et les pertes.

Planification et aménagement

• Choix et gestion de l'équipement médical.

Les aspects réglementaires

• Achat, détention et distribution de médicaments vétérinaires.

Logiciels de gestion vétérinaire

• Utilisation des logiciels spécifiques pour la gestion des dossiers patients, la facturation et le suivi des rendez-vous ;
• Intégration des systèmes informatiques dans la pratique pour améliorer l'efficacité administrative ;
• Les aspects de cybersécurité.

Module 7 - Avancées technologiques et pratiques vétérinaires

L'IA envahit tous nos métiers, celui de vétérinaire n'y échappe pas. Quels sont ses principes de base et ses apports dans la pratique vétérinaire ? Quelles sont les implications éthiques et sociales de son utilisation ? Qu'apportera la télémédecine ? En quoi le métier va-t-il évoluer au regard de l'utilisation de ces technologies ? Autant de questions qui seront abordées dans ce module prospectif !

Contenus

• Introduction à l'Intelligence artificielle ;
• Médecine vétérinaire et IA : aspects sociétaux ;
• Télémédecine et transformation de la pratique en santé animale et en santé publique vétérinaire.

Module d'intégration - Travail d'intégration et Examen

Les participants seront amenés à transférer les acquis de plusieurs des modules de formation à un cas précis réel (par exemple: leur future installation ; la mise en place d'une campagne marketing de leur activité ; l'analyse des structures les plus optimales pour s'installer dans tel lieu au sein d'une clinique vétérinaire...).

Préalablement, ils devront apporter la preuve qu'ils ont intégré les objectifs pour chaque module (examen QCM + questions ouvertes).

Contenus

Le travail d'intégration (TFE) consiste en une production individuelle d'une vingtaine de pages. Il s'agit d'un travail réflexif visant à démontrer la capacité d'adaptation des contenus théoriques à un problème ou à une opportunité rencontré dans l'exercice d'une pratique vétérinaire. En d'autres termes, il s'agit de poser un regard, après coup, sur ce que le certificat d'université a ou va changer dans la gestion de sa pratique. Le travail écrit sera défendu devant un jury composé de minimum deux professeurs ou titulaires de cours de la Faculté de Médecine Vétérinaire et/ou de HEC Liège.